فرمهای خارج از سازمان (خارجی)
ممکن است برای ارتباط با مشتریان، ذینفعان، سهامداران، زنجیرههای تأمین، متقاضیان کار و هر فرد خارج از سازمان، فرمهایی وجود داشته و مورد استفاده قرار گیرند. این فرمها از این جهت اهمیت ویژهای دارند که برای مخاطب، نشانهای از طرز تفکر، رفتار و نظم درونی سازمان است. لذا در طراحی آنها باید دقت بیشتری داشت و زمان کافی صرف نمود. اینگونه فرمها معمولاً از نظر گرافیکی و کیفیت چاپ نیز با سایر فرمهای مورد استفاده سازمان متفاوت است. فرم درخواست خرید، فرمهای نظرسنجی و فرم شکایات از جمله این نوع فرمها میباشند. تمامی این فرمها با نظارت و تأیید مرجع کنترل مستندات تهیه، بروز رسانی و شمارهگذاری میگردند. همچنین واحدهای پشتیبانی، تبلیغات و یا هر واحد دیگری که مسئول سفارشات چاپی در سازمان است باید برای چاپ اینگونه فرمها با تکمیل فرم مربوطه ازمرجع کنترل مستندات تأییدیه دریافت نماید.
