فرم های شخصی
هر فرد به تنهایی ممکن است برای انجام امور خود اقدام به طراحی فرم نماید. در یک سازمان ممکن است یک کارمند برای نوشتن و انجام کارهای روزانه خود بدون آنکه از ایشان خواسته شده باشد فرمی را طراحی و مورد استفاده قرار دهد. این در حالی است که برای انجام چنین کاری، احتمالاً کارمند دیگری در همان سازمان از فرم دیگری که شخصاً و با سلیقهای متفاوت طراحی شده استفاده مینماید. با اینکه طراحی، بروز رسانی و بایگانی اینگونه فرمها بر عهده همان شخص میباشد اما بهتر است همیشه یک نسخه از آخرین بازنگری جهت آرشیو به مرجع کنترل مستندات سازمان ارسال شود .